Coupa
Le portail d'achat pour les fournisseurs de JURA Materials
Faites-nous savoir comment vous souhaitez collaborer avec Coupa.
Après l’introduction de Coupa, nos fournisseurs devront soumettre leurs factures par voie électronique via le portail fournisseur Coupa (CSP) ou via une notification (SAN) :
- Portail fournisseur Coupa/Coupa Supplier Portal (CSP) :
Le portail fournisseur Coupa est un outil gratuit qui permet de consulter des commandes, d’établir des factures et de gérer des catalogues. Avec cet outil, vous pouvez vous mettre en relation avec plusieurs clients et gérer toutes vos informations en un seul endroit. C’est la variante que nous préférons. Nous vous enverrons une invitation par e-mail pour vous enregistrer sur le CSP. Pour recevoir une invitation par e-mail avec lien d’enregistrement, veuillez utiliser le formulaire de demande ci-dessous. - Notification par le fournisseur (SAN) :
Vous pouvez recevoir des commandes et établir des factures directement sur votre messagerie électronique, sans vous inscrire ni vous enregistrer sur le portail fournisseurs Coupa.
Enregistrement
Pour le premier enregistrement, veuillez contacter le Procurement Team de JURA Materials via supplier_coupa@juramaterials.ch. Après vérification, vous recevrez une invitation par e-mail afin de vous connecter via le CSP et de compléter les données de votre profil.
Déjà enregistré?
Vous êtes déjà enregistré sur le CSP en qualité de fournisseur de JURA Materials ou de l’une des sociétés affiliées ou associées qui sont intégrées à Coupa ? Connectez-vous directement via le portail fournisseur Coupa.
En cas de questions, prenez contact avec nous :
Foire aux questions
Où les fournisseurs peuvent-ils trouver des informations complémentaires concernant la collaboration avec Coupa ?
Les fournisseurs trouveront de plus amples informations sur la page Supplier Support de Coupa ou auprès du service Achats de JURA Materials. Prenez contact avec la personne compétente ci-dessus.
Combien coûte l’adhésion au portail fournisseur Coupa (CSP) ?
L’utilisation du portail fournisseur Coupa est gratuite.
Le portail fournisseur Coupa (CSP), qu’est-ce que c’est ?
Le portail fournisseur Coupa (CSP) est une plateforme basée sur le cloud et spécialement conçue pour la collaboration entre acheteurs et fournisseurs. Les fournisseurs peuvent utiliser le CSP pour afficher leurs commandes, établir et soumettre des factures ou encore gérer leurs catalogues avec certains acheteurs. Le CSP permet aussi aux fournisseurs de vérifier le statut de toutes les transactions sans devoir s’adresser à un service Comptes fournisseurs.
Comment les fournisseurs ont-ils accès au portail fournisseur Coupa (CSP) ?
JURA Materials crée des comptes fournisseurs sur le portail fournisseurs Coupa et envoie un e-mail vous permettant de vous inscrire et de vous enregistrer. Ensuite, vous pouvez gérer les processus de commande et de facturation via la plateforme.
Où les fournisseurs peuvent-ils apprendre à utiliser le portail fournisseur Coupa (CSP) ?
Le portail fournisseurs Coupa est en soi un système qui est déjà très convivial, mais JURA Materials a développé des ressources supplémentaires, y compris du matériel didactique et une foire aux questions (FAQ), afin de guider les fournisseurs à travers les différents processus et fonctions.
Les fournisseurs pourront-ils continuer à utiliser leurs méthodes de facturation actuelles ?
Après la mise en service de Coupa, il est recommandé aux fournisseurs de soumettre chaque facture via le portail fournisseur Coupa.
Les fournisseurs doivent-il installer ou télécharger un logiciel supplémentaire pour pouvoir travailler sur le portail fournisseur Coupa (CSP) ?
L’installation d’un logiciel supplémentaire n’est pas nécessaire. Les fournisseurs ont seulement besoin d’un accès à Internet et d’un compte de courrier pour pouvoir accéder au portail fournisseurs Coupa.
Comment les fournisseurs peuvent-ils adhérer au portail fournisseur Coupa (CSP) ?
Les fournisseurs reçoivent par e-mail une invitation de JURA Materials. Suite à cette invitation, Coupa leur envoie un deuxième e-mail avec un lien pour l’enregistrement sur le portail fournisseurs Coupa.
Combien de temps dure l’enregistrement sur le portail fournisseur Coupa (CSP) ?
La procédure d’enregistrement dure normalement moins de cinq minutes à compter de la réception de l’e-mail d’invitation.
Lorsqu’un fournisseur livre des produits ou des services à plusieurs organisations, doit-il s’enregistrer sur le portail fournisseur Coupa (CSP) pour chacune de ces organisations ?
Non, les fournisseurs n’ont pas à créer un compte Coupa Supplier Portal (CSP) pour chaque client. Les fournisseurs peuvent utiliser une adresse e-mail/un compte sur le CSP pour superviser plusieurs comptes.
Que se passe-t-il lorsqu’un fournisseur ne s’enregistre pas sur le portail fournisseur Coupa (CSP) ?
Lorsque les fournisseurs ne peuvent pas adhérer au portail fournisseur Coupa (CSP), il leur faut une adresse e-mail valide pour recevoir des commandes via l’interface SAN (Supplier Actionable Notifications).
Que doit faire un fournisseur qui ne reçoit pas d’invitation par e-mail pour adhérer à Coupa ?
Lorsqu’un fournisseur ne reçoit pas d’e-mail d’activation Coupa, vous devez vous adresser au service Achats. Comme ces e-mails peuvent être marqués comme des spams, les fournisseurs sont invités à vérifier tous les dossiers de leur messagerie.
Les comptes sont-ils partagés ou chaque membre de l’équipe des fournisseurs doit-il créer un login et un mot de passe séparés ?
Plusieurs comptes au sein de l’organisation du fournisseur peuvent être ajoutés à un compte par l’administrateur des comptes du fournisseur. Chaque membre reçoit une invitation pour créer ses propres mots de passe.
Le fournisseur doit-il toujours cliquer sur le bouton de confirmation du CSP ou du push e-mail ?
Oui. En cliquant sur le bouton de confirmation, le fournisseur confirme qu’il accepte la commande (PO) et qu’il livre les produits ou services demandés. Une confirmation est également envoyée au titulaire du compte qui est ainsi informé de l’acceptation de la commande.
Quelles informations sont nécessaires aux fournisseurs pour garantir un processus de paiement automatisé qui fonctionne parfaitement ?
Les fournisseurs doivent saisir toutes les données requises sur le portail fournisseur Coupa (CSP) lors de la configuration initiale de leur compte. Une fois le compte fournisseur créé, Coupa remplit automatiquement toutes les commandes et factures avec les détails nécessaires. La commande garantit que les factures des fournisseurs adressées à JURA Materials peuvent être vérifiées et approuvées en temps voulu et en conformité avec les conditions de la commande.
Pourquoi JURA Materials met-elle en œuvre Coupa ?
En passant à Coupa, JURA Materials contribue à créer un processus plus simple, plus transparent et plus efficace pour les deux parties dans le cadre de la collaboration entre le personnel et les fournisseurs, ainsi que des commandes (PO) et des processus de facturation plus performants.
Dans quelle mesure Coupa influencera la collaboration entre JURA Materials et ses fournisseurs ?
Le passage à Coupa signifie que JURA Materials et ses fournisseurs travaillent ensemble sur une plateforme commune appelée « portail fournisseur Coupa » pour toutes les interactions (p. ex. envoi et réception de commandes et de factures, communication, mise à jour des informations, etc.).
Pour quand le démarrage de Coupa au sein de JURA Materials est-il prévu ?
Coupa a été introduit avec succès en 2022. Il implique de nombreux fournisseurs au quotidien.
Les fournisseurs peuvent-ils saisir manuellement un numéro de facture ?
Oui. Les fournisseurs sont invités à saisir un numéro de facture lors de la création d’une facture. Pour cela, ils peuvent utiliser le même numéro que celui qui a été probablement créé par leur propre administrateur pour la commande.
Quels sont les avantages pour les fournisseurs d’utiliser Coupa et le portail fournisseur Coupa (CSP) ?
La collaboration via le portail fournisseur Coupa (CSP) présente de nombreux avantages pour les fournisseurs :
- Outil gratuit et en libre-service pour les fournisseurs : vous mettez facilement à jour les profils et informations de contact.
- Facile à utiliser : vous recevez toutes les commandes et suivez l’état des paiements en temps réel.
- One-Stop-Shop : vous créez et envoyez très facilement des factures en ligne.
- Moins de papier : il n’est plus nécessaire d’imprimer, d’envoyer ou de faxer les factures.
- Réduction des frais d’envoi.
- Processus standard = autorisations plus rapides
Comment JURA Materials va-t-elle sélectionner les fournisseurs qui feront partie de Coupa ?
Les fournisseurs sont soumis aux directives contractuelles et aux procédures de JURA Materials. Dès qu’un fournisseur reçoit une demande pour un service ou un produit spécifique, il est invité par JURA Materials à s’enregistrer sur le CSP.
La collaboration avec Coupa est-elle sécurisée ?
La sécurité de Coupa commence par la sécurité physique fournie par AWS. Elle se poursuit dans l’infrastructure de sécurité du cloud privé virtuel de Coupa qui empêche le mélange des données des utilisateurs. Le certificat de sécurité de Coupa repose sur les normes de sécurité les plus strictes telles qu’ISO 27001, HIPAA, SOC II, FedRAMP et PCI DSS. Le service GRC (gouvernance, risque et conformité) de Coupa gère plusieurs directives, processus et documents pour aider les clients actuels et potentiels à mieux comprendre l’attitude de Coupa concernant la conformité en matière de sécurité et les certifications.
Mes factures sont envoyées directement par e-mail à JURA Materials, sous la forme de fichiers PDF joints en annexe. En quoi cela va-t-il changer avec Coupa ?
Idéalement, nous souhaitons que toutes les factures soient soumises via le portail fournisseur Coupa. Il n’est malheureusement plus possible de recevoir des factures par e-mail. Mais vous pouvez envoyer les factures directement à Coupa avec votre système ERP (p. ex. format cXML).
Nous n’envoyons pas beaucoup de factures à JURA Materials. Mon entreprise doit-elle encore s’enregistrer sur le portail fournisseur Coupa ?
Vous pouvez utiliser notre nouveau système d’approvisionnement électronique Coupa, indépendamment de la fréquence ou des motifs de votre facture. De nombreux clients utilisent aussi Coupa. Il vous suffit d’un seul login pour accéder à tous vos clients qui travaillent avec Coupa.
Les fournisseurs peuvent-ils adapter les paramètres pour Coupa afin de n’afficher que les commandes qui n’ont pas encore été facturées ?
Il n’y a pas de filtre pour afficher les commandes en fonction de leur statut de facturation.
Où les fournisseurs peuvent-ils consulter les commandes de leurs clients ?
Les fournisseurs peuvent vérifier les commandes de leurs clients en cliquant sur l’onglet « Commandes » dans le menu déroulant. Lorsqu’un fournisseur est lié à plusieurs clients Coupa, il doit sélectionner le nom du client dans le menu déroulant afin d’afficher ses commandes. Veuillez noter que les fournisseurs doivent contacter directement leurs clients pour obtenir l’accès.
Quelle est la finalité d’une confirmation de commande par le fournisseur ?
Les fournisseurs doivent informer leurs clients qu’ils ont reçu la commande en cliquant sur le bouton « Confirmation de commande ». Cela indique que le fournisseur livrera les marchandises ou les services dès réception de la commande et enverra une notification au demandeur.
Comment un fournisseur doit-il facturer une commande forfaitaire ?
Les fournisseurs peuvent décompter plusieurs fois une facture pour une seule commande (PO) en cliquant simplement, comme d’habitude, sur le symbole commande, pour une commande donnée, et en saisissant le montant qui doit apparaître sur la facture. Un fournisseur doit répéter cette étape à chaque fois qu’il facture une commande.
Coupa informera-t-il un fournisseur par e-mail lorsqu’une commande a été reçue ?
Oui. Le système Coupa envoie automatiquement des notifications par e-mail ou par SMS pour les mises à jour de statut, de sorte que le fournisseur n’a pas à se connecter au portail pour vérifier le statut de ses commandes.
Où les fournisseurs peuvent-ils obtenir des formations et de l’assistance pour Coupa ?
Les références et les ressources d’assistance sont disponibles sur le site Internet de Coupa ainsi que sur Coupa.com. Vérifiez régulièrement l’existence de mises à jour pour les deux ressources. Nous organiserons régulièrement des formations en ligne (webinaire sur MS TEAMS).